1. 溝通

唔好答「嗯」,就話「ok」或者「明白」;唔知點樣回應就話「thx」。

如果有緊急事情要聯絡,唔好話「我已經 send 咗 Email,但係對方都冇返覆。」,「我打咗電話,都搵唔到人。」如果係緊急,就要搵到人為止,用盡一切方法,包括打手機、send SMS(如果 WhatsApp 都冇返覆嘅話)。

私下嘅文字溝通一定要加個波浪~唔好令人感覺太惡。

同客戶同主管溝通重要嘅事同 send 文件一定要 send email,唔好以為只係用 WhatsApp 就得咗。

同女性溝通,即使覺得對方年紀大啲,都唔好自動叫人「姐」。

係吸煙室同其他部門同事傾計 30 分鐘,可以搵到好多資訊。

大部分嘅名詞都可以搵到對應嘅英文,唔好自己諗一個出嚟,然後冇人明你講緊乜。

如果客戶真係用 WhatsApp 傳文件,一定要先下載落嚟,過咗期限就唔可以再下載。

要打電話解釋自己提供比人嘅文件之前,記得先寄出文件。

唔好喺網上抱怨公司/合作夥伴/廠商/客戶嘅事,需要幫助就直接搵主管或公司溝通。

畀人聯絡方式時,唔好只俾張截圖,請打出啲數字文字。(方便人哋 copy )

重要嘅事直接打電話聯絡;唔重要嘅事可以用 email 或者 Social media( WhatsApp 或其他通訊 APP)。

一個對話框講晒嘅嘢就唔好分成好多條訊息傳 LINE。

唔好隨便畀主管嘅電話比廠商或客戶。

唔好講「收到」,應該講「收到,我會點處理、幾時交」。

設計人員提出需求或者指派設計人員工作,如果需要圖片,最好提供向量檔,否則至少確認檔案夠大,唔然效果會好差,唔好浪費彼此時間。

搞清楚(客戶或者職場上嘅)職稱大小,避免出錯或得罪客戶。

公司事務上媒體唔好自作聰明喺 social media 度發言,應該等公關部門準備好稿件統一發布。

 

2. 心態

你係黎返工嘅,唔係黎交朋友嘅。要假設同事都唔係朋友。

唔好喺 social media 呻主管,實有人爆出去。

唔好以為同事唔咁做係因為其他人蠢過你,請先了解整個情況再提出建議!

同警衛、櫃檯同掃地阿姨搞好關係。

慎選公司內部小團體,安全牌係先加入零食同飲料採購團。

唔好每次都只問「你忙唔忙?你有冇時間?」要話比我知你想幹嘛我先可以決定我有冇時間!

遇到事情唔好即刻講「我唔識」,可以講「我未試過但我會試下,如果有問題可以問你嗎?」

有咩就搶嚟做,主動啲(而且咁先可以避免唔想做嘅嘢比人塞嚟做)

唔好白目咁問前輩可以上網搵到嘅嘢。

記錄自己嘅工作內容同進度。

非上班時間唔好搵老闆同事客戶,除非係關乎錢嘅大事。


3. 電話

不論係代主管定係同事接電話,或者接到業務電話,請記得留低對方姓名、職稱同手機(盡量)嘅資料,唔好一問三不知,令人唔知事情嘅嚴重程度同點樣應對。

轉接電話畀主管之前要問下佢接唔接,問嘅時候先將電話靜音。

幫人代接電話嘅時候,唔好講佢喺廁所定係喺度做乜,直接講佢唔喺位度就得,冇人想知道你同事廁所去幾耐。

接電話嘅時候小聲啲,冇人想聽你講乜。

 

4. 主管

做任何事都要 C.C 畀主管知道你有做嘢,最好附上數據同圖表,專業啲。(所有事情都要 C.C 畀主管,尤其係其他部門口頭提出嘅需求)

當日臨時請假請用電話同直屬主管請假,唔好用 WhatsApp/電話 交代我明天請假。

記得好事同壞事都要定時主動向主管報告,唔好畀主管太過「驚喜」。

同主管外出開會請記得主動同接待人員報地址,同埋要準備好車資。

如果要出門,記得自己老闆嘅職稱。

陪主管出去同客戶食飯,請負責張羅碗筷茶水,同埋請坐喺上菜嘅位度,唔好等緊被伺候。

同主管搭車,請先坐入去後座左側或者係副駕,右後方係大位。

新人有提議權,但主管有決定權,唔好自作主張,唔清楚係主管話事。可以勇於提出意見,但意見如果唔被採納,就跟隨主管嘅指示去做,因為責任同風險係主管要負責、要面對。

遇到問題要講,冇遇到問題,事情做好都要主動報告。

主管交辦嘅事項,如果冇壓日期,而新人自己都冇問清楚截止日期,咁就係當天下班前要交,冇完成都要同主管講一下進度同困難。

知道大老闆嘅名字。

同事同主管讚好話好高機率係客套,但佢哋嘅批評一定要記住。

當主管要你下班前提供資料。假設你嘅下班時間係六點,唔好真係17:59分先交,你係唔係想主管加班幫你睇資料?

唔好一開始就唔按 SOP 去做。

開始做嘢唔熟悉嘅事都要講,同埋請人檢查係咪啱確。

錯誤發生就算唔識點處理都要出面道歉同尋求協助,唔好畀人幫你擦屁股。

講幾點返工就係幾點返工!講幾點放工唔係幾點就真係可以放工。

 

5. 開會

開會之前記得登出通訊軟體,避免講到一半突然彈出通知,尷尬。

新人寫會議記錄,如果有 Follow up 事項,壓日期要由有決定權嘅人確認,唔好讓與會者亂寫。

線上開會唔需要發言嘅時候記得保持 Mic 靜音。

會議要準時出席。

 

6. 行政

發票等重要文件要寄掛號,唔係平郵;寄俾公司請在信封上寫公司收,同埋標註係發票,唔好直接寫老闆名。

匯款唔好自己扣手續費,會計會唔好算得咁清楚。(更好嘅做法係喺 E-mail 附上單據,講清原款項同手續費係邊度,對方係咪註明手續費由邊個支付)

要人哋匯款時請提供銀行名、分行名、帳號、正確嘅戶名。

唔好寄方向唔對嘅掃描檔出嚟。

學會影印機點樣用,唔好成日問人。

唔小心關掉網頁可以按 Ctrl+Shift+T。

訂飯盒要留意精華細節:

- 計算便當數量(要唔要多訂、配合中後段先到嘅人另外訂)

- 評估特殊需求(有人食全素、有人唔食牛、有人對海鮮過敏,最好咩都有啲)

- 揀選店家(能唔能夠配合我哋要嘅數量送餐,太多或太少都可能唔得)

- 電話聯繫同決定菜色(通常會叫外送業者提早送到,所以要考慮食物會唔會變凍、會唔會吸收湯汁等問題)

- 便當送到一定要核對金額同數量,睇下有冇報帳收據!拎到之後即刻分類,減少拎錯便當嘅可能性(特別係有特殊需求嘅情況下)

廠商報價要確認金額是否包含稅。

收好單據,記得時限內報帳。

報價單請寄 PDF 檔,唔好寄 Excel 同埋帶有利潤計算公式嘅俾客戶。

 


建立日期: 2024-05-26